Yapı Denetimde Elektronik Dağıtım Sistemi: Puanlama, Atama ve Sözleşme Süreçlerinin Analizi

Türkiye inşaat sektöründe devrim niteliğinde bir değişim yaratan elektronik dağıtım sistemi, yapı denetim kuruluşları ile yapı sahipleri arasındaki ticari bağı kopararak denetimin bağımsızlığını sağlamayı hedeflemiştir. 4708 sayılı Yapı Denetimi Hakkında Kanun ve ilgili tebliğler uyarınca yürütülen bu sistem, Genel Sektör içerisinde şeffaflığı artırırken, sisteme dahil olan firmalar için karmaşık bir puanlama ve sıralama algoritmasını beraberinde getirmiştir. Bu yazımızda, yapı denetim kuruluşlarının iş alım süreçlerini belirleyen elektronik atama sisteminin teknik detaylarını, puan hesaplamalarını ve sözleşme aşamalarını derinlemesine analiz ediyoruz.

Elektronik Dağıtımın Kapsamı ve 500 m² Sınırı

Mevzuata göre, yapı denetim hizmet sözleşmesi bedeline esas inşaat alanı 500 metrekareye kadar olan yapılarda, yapı sahibi dilediği yapı denetim kuruluşu ile çalışmakta serbesttir. Ancak bu alanın üzerindeki tüm yapılar için Bakanlıkça elektronik ortamda belirlenen yapı denetim kuruluşlarından hizmet alınması zorunludur. Bu ayrım, küçük ölçekli işlerde bürokrasiyi azaltırken, büyük ölçekli projelerde denetimin tarafsızlığını garanti altına alır.

Sistem, yapıları büyüklüklerine ve maliyetlerine göre I., II. ve III. Yapı Grubu ile 1000 metrekareyi geçmeyen yapıların oluşturduğu IV. Yapı Grubu olarak sınıflandırır. Her grup için ayrı bir sıralama oluşturulur ve Sektör/Firma Adı olarak faaliyet gösteren kuruluşlar, topladıkları puanlara göre bu listelerde yer alır.

Puanlama Sistemi ve Sıralama Mantığı

Elektronik dağıtımın temelinde "puanlama" yatar. Bir yapı denetim kuruluşunun puanı, 1 Ocak 2019 tarihinden sonra sorumluluğunu üstlendiği her bir yapının yapı denetim hizmet sözleşmesi bedeli kadardır. Yani, yüksek bedelli bir iş alan firmanın puanı hızla artar ve sıralamada altlara düşer. Sistem, yeni gelen bir işi, o an o grupta puanı en az olan yapı denetim kuruluşuna atar.

Puanların eşit olması durumunda ise belge numarası küçük olan (daha eski) kuruluş öncelikli olur. Eğer bir firma, kendi kusuru olmaksızın (örneğin yapı sahibinin vazgeçmesiyle) bir işten ayrılırsa, o işten aldığı puanlar toplam puanından düşülür (minha edilir) ve firma tekrar sıralamada üstlere çıkarak yeni iş alma şansı yakalar.

Küme Yapı Uygulaması ve Avantajları

Aynı parselde veya adada, aynı müteahhit tarafından yapılan birden fazla blok veya yapı varsa, bunlar sisteme "Küme Yapı" olarak girilebilir. Proje müelliflerinin ilk yapı kaydından itibaren 30 gün içinde diğer yapıları sisteme işlemesi şartıyla, bu yapılar tek bir paket olarak değerlendirilir. Bu durumda sistem, kümedeki en yüksek hizmet bedeline sahip yapının grubundan bir atama yapar ve belirlenen yapı denetim kuruluşu tüm kümenin denetimini üstlenir. Bu yöntem, şantiye yönetiminde bütünlük sağladığı için hem müteahhitler hem de denetim firmaları için operasyonel kolaylık sunar.

Sözleşme İmzalama Süreleri ve Yaptırımlar

Bakanlıkça elektronik ortamda bir atama yapıldığında, sürecin resmileşmesi için belirli süreler tanınmıştır. Toplam yapı inşaat alanı 50.000 m²’ye kadar olan yapılarda 11 iş günü, 50.000 m² üzerindeki yapılarda ise 15 iş günü içerisinde yapı denetim hizmet sözleşmesinin imzalanması gerekir.

Eğer bu süre içinde yapı sahibinden kaynaklı nedenlerle (örneğin yapı sahibinin noter çağrısına gelmemesi) sözleşme imzalanmazsa, yapı denetim kuruluşu durumu idareye bildirerek görevlendirmeyi kaldırtır ve puanı iade edilir. Ancak, sözleşme yapı denetim kuruluşunun ihmali yüzünden imzalanmazsa, firma o işi kaybeder ve belirli bir süre (örneğin 60 gün) yeni iş almaktan men edilir. Bu tür durumlarla karşılaşmamak adına firmaların Haber, Duyuru ve Açıklama takibi yaparak yasal süreleri kaçırmaması elzemdir.

Alternatifli Görevlendirme ve Seçim Hakkı

Sistem bazı durumlarda (ilin iş yoğunluğuna ve firma sayısına göre) yapı sahibine iki alternatif sunar. Yapı sahibi veya proje müellifi, görevlendirmeyi takip eden 3 iş günü içinde birinci alternatifi reddedip ikinci firmayı seçebilir. Seçim yapılmazsa veya sözleşme imzalanmazsa hak kaybedilir. Bu süreçte her iki firmaya da puan eklenir; seçim yapıldığında seçilmeyen firmanın puanı silinir. Bu mekanizma, yapı sahibine sınırlı da olsa bir tercih hakkı tanırken, denetim firmaları arasında rekabeti dinamik tutar.

Personel Görevlendirme ve Kısıtlamalar

İş atandıktan sonra yapı denetim kuruluşunun en önemli görevi, o yapı için gerekli denetim elemanlarını (mimar, mühendis, yardımcı kontrol elemanı) yasal süreler içinde (8 veya 11 iş günü) sisteme tanımlamaktır. Aksi takdirde görevlendirme iptal edilir ve firma sıralamadan çıkarılır. Bu noktada firmaların Personel arayışlarında hızlı hareket etmesi ve yedek kadrolarını hazır tutması gerekir. Özellikle 75 yaşını aşmış denetçilerin şantiye sahasında fiili denetim yapamayacağı kuralı, personel planlamasında dikkat edilmesi gereken önemli bir detaydır.

Nitelikli personel istihdamı, sadece cezadan kaçınmak için değil, kaliteli denetim için de şarttır. Sektördeki profesyonellerin Meslek ve Profesyonel çalışan veri tabanlarında güncel yetkinlikleriyle yer alması, firmaların doğru adaya ulaşmasını hızlandırır. Ayrıca, teknik personelin gelişen mevzuat (örneğin EBİS sistemleri) hakkında Sektörel eğitim alması, hatalı işlem riskini minimize eder.

Hatalı Görevlendirme ve Sonuçları

Sisteme girilen bilgilerin doğruluğu hayati önem taşır. Yapı ruhsatı alındıktan sonra yapının metrekaresinin veya grubunun yanlış girildiği, küme yapı şartlarını taşımadığı halde küme gibi gösterildiği tespit edilirse, bu "hatalı görevlendirme" sayılır. Bu durumda sorumlu yapı denetim kuruluşu 60 gün süreyle sıralamadan çıkarılır ve yeni iş alamaz. Proje müelliflerinin veri girişinde, yapı denetim firmalarının ise onay aşamasında titiz davranması, bu tür ağır yaptırımların önüne geçecektir.

Sonuç olarak, elektronik dağıtım sistemi, matematiksel kesinlik üzerine kurulu adil bir iş dağılım modelidir. Firmaların puan hesaplarını doğru yapması, personel organizasyonunu İş ilanı ve kariyer süreçleriyle desteklemesi ve laboratuvar süreçleri için doğru Tedarik kanallarını kullanması, sistem içinde sürdürülebilir bir başarı yakalamalarını sağlayacaktır.